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Nouvel autodiagnostic

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Instructions de l'autodiagnostic

Outil d'auto-évaluation de la maturité de l'organisation de la maintenance - EHPAD

L'outil permet aux établissements d’évaluer par une série de questions simples le degré de maturité de l'organisation de la maintenance sur 3 thèmes comprenant 7 axes :

  1. Techniques et outils (Interventions préventives et curatives, gros entretien)
  2. Ressources humaines (Management et gestion)
  3. Pilotage

Les établissements ont ainsi le pouvoir d'objectiver les points forts que les leviers d’amélioration possibles.

Très modeste, cet outil n’a pour autre objectif que de susciter le dialogue entre la direction et le responsable technique, d’aider à identifier les éventuelles marges de progression, éventuellement de donner quelques premières pistes de réflexions aux établissements souhaitant s’engager dans une démarche d’optimisation de leurs organisations.

IL est fortement recommandé de réaliser cet auto-diagnostic en binôme, Direction de l'établissement et responsable technique.

Instructions

Instructions de l'autodiagnostic

Outil d'auto-évaluation de la maturité de l'organisation de la maintenance - EHPAD

L'outil permet aux établissements d’évaluer par une série de questions simples le degré de maturité de l'organisation de la maintenance sur 3 thèmes comprenant 7 axes :

  1. Techniques et outils (Interventions préventives et curatives, gros entretien)
  2. Ressources humaines (Management et gestion)
  3. Pilotage

Les établissements ont ainsi le pouvoir d'objectiver les points forts que les leviers d’amélioration possibles.

Très modeste, cet outil n’a pour autre objectif que de susciter le dialogue entre la direction et le responsable technique, d’aider à identifier les éventuelles marges de progression, éventuellement de donner quelques premières pistes de réflexions aux établissements souhaitant s’engager dans une démarche d’optimisation de leurs organisations.

IL est fortement recommandé de réaliser cet auto-diagnostic en binôme, Direction de l'établissement et responsable technique.

Sommaire

  • Axe 1. Interventions
    • A. Base de connaissance
    • B. Méthodes
    • C. Gestions des stocks
  • Axe 2. Interventions préventives
    • D. Planification
  • Axe 3. Interventions curatives
    • E. Protocoles
  • Axe 4. Gros entretien
    • F. Programmation pluriannuelle
  • Axe 5. Management
    • G. Animation d'équipe
    • H. Arbre décisionnel
  • Axe 6. Gestion
    • I. GPEC
    • J. Plans de formation
  • Axe 7. Pilotage
    • K. Tableau de bord
    • L. Relation clients /fournisseurs internes
    • M. Internalisation / Externalisation

Glossaire

Quickscan maintenance - EHPAD

Techniques et outils

Axe 1. Interventions
Non concerné

A. Base de connaissance
Non concerné

A.01. Existe-t-il un inventaire des bâtiments et des équipements ?
A.02. Cet inventaire est-il régulièrement mis à jour ?
A.03. Existe-t-il des plans à jour des bâtiments ?
A.04. Existe-t-il des notices techniques à jours des équipements ?
A.05. Existe-il des plans à jour des réseaux énergie et fluides internes et externes aux bâtiments ?
A.06. Disposez-vous d'une traçabilité de l'ensemble des interventions effectuées sur les installations ?
A.07. Chaque intervention lourde donne-t-elle lieu à une mise à jour des documents techniques ?
A.08. La documentation est-elle organisée et classée ?
A.09. L'ensemble des documents techniques est-il accessible pour les agents ?
A.10. Une veille réglementaire est-elle formalisée ?

B. Méthodes
Non concerné

B.01. Les modalités d'interventins sont-elles organisées ?
B.02. Des gammes de maintenance existent-elles pour les principales interventions ?
B.03. Un savoir-faire particulier a-t-il été capitalisé ?

C. Gestions des stocks
Non concerné

C.01. Y a-t-il une gestion des stocks ?
C.02. Les pièces critiques sont-elles identifiées ?
C.03. Y a-t-il une connaissance du niveau des stocks sur les éléments critiques (y compris consommables) ?
C.04. Les niveaux de stocks mini et max ont-ils été définis pour chaque élément critique ?
C.05. Les niveaux de stocks mini et maxi des éléments critiques sont-ils revus périodiquement ?
C.06. Les délais d'approvisionnement sont-ils pris en compte dans la gestion du stock ?
Techniques et outils

Axe 2. Interventions préventives
Non concerné

D. Planification
Non concerné

D.01. Existe-il un plan de maintenance préventive ?
D.02. Est-il revu périodiquement avec intégration des nouveaux équipements ?
D.03. La maintenance réglementaire est-elle réalisée ?
D.04. La maintenance préventive non réglementaire est-elle réalisée ?
D.05. La planification des interventions de maintenance préventive est-elle respectée ?
Techniques et outils

Axe 3. Interventions curatives
Non concerné

E. Protocoles
Non concerné

E.01. En cas de panne ou de dysfonctionnement d'un équipement, existe-t-il une procédure formalisée de demande d'intervention ?
E.02. Sont-elles connues et appliquées de façon générale ?
E.03. Y a-t-il des protocoles d'intervention sur les installations sensibles ou à risques ?
Techniques et outils

Axe 4. Gros entretien
Non concerné

F. Programmation pluriannuelle
Non concerné

F.01. Existe-t-il un plan pluriannuel de travaux / investissement ?
F.02. Ce plan est-il mis à jour régulièrement ?
F.03. Le plan plurriannuel de travaux du propriétaire est-il connu (en cas de location) ?
Ressources humaines

Axe 5. Management
Non concerné

G. Animation d'équipe
Non concerné

G.01. Le responsable technique fait-il remonter des proposisitons d'amélioration à sa hiérarchie ?
G.02. Des marges de manœuvres sont-elles laissées au responsable technique dans l'organisation de ses activités ?

H. Arbre décisionnel
Non concerné

H.01. Les agents techniques / responsable technique ont-ils connaissance de leur périmètre de responsabilité ?
Ressources humaines

Axe 6. Gestion
Non concerné

I. GPEC
Non concerné

I.01. Existe-t-il un tableau à jour des effectifs et compétences associées ?
I.02. Exite-t-il une fiche de poste précise pour chaque agent ?
I.03. Avez-vous une bonne visibilité des compétences nécessaires à l'activité du service technique ?

J. Plans de formation
Non concerné

J.01. Existe-t-il un plan de formation adapté à la maintenance ?
J.02. Le plan de formation prend-il en compte les spécifités techniques des bâtiments et équipements ?
J.03. Le plan de formation est-il ajusté en fonction des évolutions règlementaires et habilitations dans le domaine de la maintenance ?
J.04. Le plan de formation est-il conçu pour garantir le maintien en compétence des agents ?
Pilotage

Axe 7. Pilotage
Non concerné

K. Tableau de bord
Non concerné

K.01. Avez-vous connaissance du budget "maintenance" de votre établissement ?
K.02. Avez-vous un suivi régulier du budget ?
K.03. Le nombre d'interventions curatives annuel est-il connu ?

L. Relation clients /fournisseurs internes
Non concerné

L.01. Mesurez-vous la satisfacton de votre personnel ?
L.02. Mesurez-vous la satisfacton de vos résidents/usagers ?

M. Internalisation / Externalisation
Non concerné

M.01. Le responsable technique a-t-il une bonne connaissance des activités réalisées en internes et externalisées ?
M.02. Le responsable technique dispose-t-il d'un contact bien identifié au sein de chaque sous-traitant ?
M.03. Le responsable technique a-t-il connaissance de leur périmètre d'activité et des activités assumées par un prestataire ?
M.04. Les activités des prestataires sont-elles traçées ?
M.05. Les activités des prestataires sont-elles évaluées ?
M.06. les contrats sont-ils renégociés régulièrement ?

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