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Instructions de l'autodiagnostic

Outil d'auto-évaluation de la maturité de l'organisation de la maintenance pour les établissements de santé

L'outil permet aux établissements d’évaluer par une série de questions simples le degré de maturité de leurs organisations sur 3 thèmes regroupant 7 axes :

  1. Techniques et outils (interventions préventives et curatives, gros entretien)
  2. Ressources humaines (Management et gestion)
  3. Pilotage


Les établissements ont ainsi le pouvoir d'objectiver les points forts que les leviers d’amélioration possibles.

Très modeste, cet outil n’a pour autre objectif que de susciter le dialogue au sein des équipes, d’aider à identifier les éventuelles marges de progression, éventuellement de donner quelques premières pistes de réflexions aux établissements souhaitant s’engager dans une démarche d’optimisation de leurs organisations.

Notons que cet outil peut être décliné dans son utilisation pour chaque corps de métiers de la maintenance, si ceux-ci s'avèrent fortement hétérogènes.

Instructions

Instructions de l'autodiagnostic

Outil d'auto-évaluation de la maturité de l'organisation de la maintenance pour les établissements de santé

L'outil permet aux établissements d’évaluer par une série de questions simples le degré de maturité de leurs organisations sur 3 thèmes regroupant 7 axes :

  1. Techniques et outils (interventions préventives et curatives, gros entretien)
  2. Ressources humaines (Management et gestion)
  3. Pilotage


Les établissements ont ainsi le pouvoir d'objectiver les points forts que les leviers d’amélioration possibles.

Très modeste, cet outil n’a pour autre objectif que de susciter le dialogue au sein des équipes, d’aider à identifier les éventuelles marges de progression, éventuellement de donner quelques premières pistes de réflexions aux établissements souhaitant s’engager dans une démarche d’optimisation de leurs organisations.

Notons que cet outil peut être décliné dans son utilisation pour chaque corps de métiers de la maintenance, si ceux-ci s'avèrent fortement hétérogènes.

Sommaire

  • Axe 1. Interventions
    • A. Méthodes
    • B. Gestions des stocks
    • C. Base de connaissance
  • Axe 2. Interventions préventives
    • D. Planification
  • Axe 3. Interventions curatives
    • E. Protocoles
  • Axe 4. Gros entretien
    • F. Programmation pluriannuelle
  • Axe 5. Management
    • G. Animation d'équipe
    • H. Arbre décisionnel
  • Axe 6. Gestion
    • I. GPEC
    • J. Plans de formation
  • Axe 7. Pilotage
    • K. Tableau de bord
    • L. Relation clients /fournisseurs internes
    • M. Internalisation / Externalisation

Glossaire

si

Quickscan maintenance - Etablissements de santé

Techniques et outils

Axe 1. Interventions
Non concerné

A. Méthodes
Non concerné

A.01. Les méthodes de travail ont-elles fait l'objet d'une réflexion à part entière ?
A.02. Sont-elles régulièrement discutées et mises à jour ?
A.03. Des gammes de maintenance existent-elles pour les principales interventions ?
A.04. Les gammes de maintenance intègrent-elles des notions de gestion des risques ?
A.05. Un savoir-faire particulier a-t-il été capitalisé ?

B. Gestions des stocks
Non concerné

B.01. La gestion des stocks est-elle une activité à part entière ?
B.02. Y a-t-il une connaissance fine du niveau des stocks ?
B.03. Les pièces critiques sont-elles identifiées ?
B.04. Les niveaux de stocks mini et maxi ont-ils été définis pour chaque typologie de pièces ?
B.05. Les niveaux de stocks mini et maxi sont-ils revus périodiquement ?
B.06. Les entrées/sorties de pièces sont-elles recensées ?
B.07. Les délais d'approvisionnement sont-ils pris en compte dans la stratégie d'achat ?
B.08. Le délai entre la demande et l'émission de la commande est-il inférieur à 24h ?

C. Base de connaissance
Non concerné

C.01. Existe-t-il un inventaire des bâtiments et des équipements ?
C.02. Cet inventaire est-il régulièrement mis à jour ?
C.03. Existe-t-il des plans à jour des bâtiments ?
C.04. Existe-t-il des notices techniques à jours des équipements ?
C.05. Existe-il des plans à jour des réseaux énergie et fluides internes et externes aux bâtiments ?
C.06. Disposez-vous d'une traçabilité de l'ensemble des interventions effectuées sur les installations ?
C.07. Chaque intervention lourde donne-t-elle lieu à une mise à jour des documents techniques ?
C.08. La documentation est-elle organisée et classée ?
C.09. L'ensemble des documents techniques est-il accessible pour les agents ?
C.10. Une veille réglementaire est-elle formalisée ?
Techniques et outils

Axe 2. Interventions préventives
Non concerné

D. Planification
Non concerné

D.01. Existe-il un plan de maintenance préventive ?
D.02. Est-il revu périodiquement ?
D.03. La planification des interventions de maintenance préventive est-elle respectée ?
D.04. Le plan de maintenance préventive va-t-il au-delà de la maintenance réglementaire ?
D.05. La maintenance réglementaire est-elle réalisée ?
D.06. La maintenance préventive non réglementaire est-elle réalisée ?
D.07. La planification des actions de maintenance est-elle réalisée en concertation avec les services clients ?
Techniques et outils

Axe 3. Interventions curatives
Non concerné

E. Protocoles
Non concerné

E.01. Existe-t-il des procédures de sollicitation formalisées pour les interventions de maintenance curative ?
E.02. Sont-elles connues et appliquées de façon générale ?
E.03. Des niveaux d'urgence ainsi que les procédures associées ont-ils été définis ?
E.04. Sont-ils respectés dans la majorité des cas ?
E.05. Y a-t-il des protocoles d'intervention sur les installations sensibles ou à risques ?
E.06. Existe-t-il des fiches réflexes couvrant la majorité des interventions possibles ?
E.07. Des procédures dégradées existent-elles pour la majorité des incidents potentiels ?
Techniques et outils

Axe 4. Gros entretien
Non concerné

F. Programmation pluriannuelle
Non concerné

F.01. Disposez-vous d'un plan de remplacement des installations ?
F.02. Réalisez-vous régulièrement une évaluation de l'état du patrimoine de l'établissement ?
F.03. Cette évaluation conduit-elle à une remise à jour du plan de remplacement ?
F.04. Les opérations de renouvellement incluses dans le plan de remplacement sont-elles systématiquement inscrite au plan pluriannuel d'investissement ?
Ressources humaines

Axe 5. Management
Non concerné

G. Animation d'équipe
Non concerné

G.01. Des rencontres régulières ont-elles lieu entre les agents du service "maintenance" et leur encadrement ?
G.02. Un ordre du jour est-il établi pour ces réunions ?
G.03. Un relevé des décisions de la réunion est-il formalisé et diffusé ?
G.04. Les équipes font-elles remonter des proposisitons d'amélioration à leur hiérarchie ?
G.05. Des marges de manœuvres sont-elles laissées aux équipes dans l'organisation de leurs activités ?
G.06. Les équipes sont-elles associées à la réflexion sur l'organisation du service "maintenance" ?
G.07. L'encadrement du service a-t-il bénéficié d'une formation au management d'équipe ?

H. Arbre décisionnel
Non concerné

H.01. Existe-t-il un organigramme formalisé et tenu à jour ?
H.02. L'organigramme est-il connu de tous ?
H.03. Les agents ont-ils connaissance de leur périmètre de responsabilité ?
H.04. Les circuits de décision sont-ils bien formalisés ?
H.05. Les circuits de décision sont-ils optimisés ?
H.06. Les agents du service "maintenance" participent-ils aux choix techniques ?
Ressources humaines

Axe 6. Gestion
Non concerné

I. GPEC
Non concerné

I.01. Existe-t-il un tableau à jour des effectifs et compétences associées ?
I.02. Exite-t-il une fiche de poste précise pour chaque agent ?
I.03. Avez-vous une bonne visibilité des compétences nécessaires à l'activité de votre service ?
I.04. Anticipez-vous les départs programmés ?
I.05. Les personnels sont-il évalués régulièrement ?
I.06. Les souhaits d'évolution des agents sont-ils exprimés au cours d'entretiens ?
I.07. Les souhaits d'évolution des personnels sont-ils consolidés et pris en compte dans l'évolution du service ?

J. Plans de formation
Non concerné

J.01. Existe-t-il un plan de formation adapté à la maintenance ?
J.02. Le plan de formation prend-il en compte les spécifités techniques des bâtiments et équipements ?
J.03. Le plan de formation est-il ajusté en fonction des évolutions règlementaires et habilitations dans le domaine de la maintenance ?
J.04. Y a-t-il une traçabilité des formations suivies par chaque agent?
J.05. Le plan de formation est-il conçu pour garantir le maintien en compétence des agents ?
J.06. Le plan de formation tient-il compte des souhaits d'évolution de carrière des agents ?
Pilotage

Axe 7. Pilotage
Non concerné

K. Tableau de bord
Non concerné

K.01. Avez-vous connaissance du budget "maintenance" de votre établissement ?
K.02. Etes-vous associé au calcul du budget "maintenance" de votre établissement ?
K.03. Avez-vous un suivi régulier du budget ?
K.04. Le budget maintenance est-il distinct du budget travaux ?
K.05. Avez-vous défini des objectifs pour le service "maintenance" ?
K.06. Disposez-vous d'indicateurs de pilotage pour suivre ces objectifs ?
K.07. Faites-vous une remise à jour régulière des indicateurs de pilotage ?
K.08. Avez-vous une idée de la qualité des prestations du service "maintenance" ?
K.09. Disposez-vous d'évaluations objectives du niveau de qualité du service "maintenance" ?

L. Relation clients /fournisseurs internes
Non concerné

L.01. Vous préoccupez-vous de la satisfacton de vos services clients ?
L.02. Cette satisfaction est-elle évaluée régulièrement ?
L.03. Utilisez-vous ces appréciations pour ajuster les interventions de vos agents ?
L.04. La sollicitation du service "maintenance" répond-elle à un protocole défini et partagé ?
L.05. Les sollicitations non-conformes sont-elles signalées aux services clients ?
L.06. La qualité des sollicitations des services clients est-elle évaluée par le service "maintenance" ?

M. Internalisation / Externalisation
Non concerné

M.01. Le responsable du service "maintenance" a-t-il une bonne connaissance des activités réalisées en internes et externalisées ?
M.02. Le responsable du service "maintenance" dispose-t-il d'un contact bien identifié au sein de chaque sous-traitant ?
M.03. Les agents du service technique ont-ils connaissance de leur périmètre d'activité et des activités assumées par un prestataire ?
M.04. Les activités des prestataires sont-elles traçées ?
M.05. Les activités des prestataires sont-elles évaluées ?
M.06. Des objectifs précis sont-ils fixés aux prestataires ?
M.07. les contrats sont-ils renégociés régulièrement ?
M.08. L'arbitrage internalisation / externalisation est-il le fruit d'une véritable stratégie ?

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